Una casella piena respinge la posta in arrivo e chi scrive riceve un rimbalzo. Non si perde nulla di ciò che era già stato consegnato, ma tutto quello che viene inviato d'ora in poi è rifiutato finché non si libera spazio.
Quasi mai è la posta in arrivo
- Inviata — ogni messaggio che tu abbia mai spedito, con i suoi allegati. Di solito è di gran lunga la cartella più grande.
- Cestino — la posta cancellata resta nella quota finché la cartella non viene svuotata.
- Indesiderata — la posta filtrata occupa comunque spazio, spesso anni di spazio.
- Archivio — che è dove «mettere in ordine la posta in arrivo» ha di solito spostato tutto.
Trova quelli grossi
Ordina per dimensione, non per data. Dieci messaggi con allegati pesano più di diecimila senza.
- Ordina ogni cartella per dimensione — Quasi tutti i programmi lo sanno fare; la webmail pure.
- Salva altrove gli allegati che ti servono — Poi cancella il messaggio, non soltanto l'allegato.
- Svuota Cestino e Indesiderata — Cancellare nel Cestino non libera niente.
- Compatta, se il programma lo permette — Alcuni formati trattengono lo spazio fino alla compattazione.
Svuotare il Cestino è definitivo. Prima controlla che non ci sia dentro qualcosa cancellato per sbaglio: una casella piena è urgente, ma non fino a questo punto.
Far sì che non ricapiti
- Una regola di conservazione sulla Indesiderata — trenta giorni sono già generosi.
- Gli allegati in uno spazio condiviso con un collegamento, non dentro il messaggio.
- Un avviso di quota all'80%, così diventa una cosa da fare e non un disservizio.
Se la stessa casella si riempie ogni pochi mesi, la quota è della misura sbagliata per come viene usata. Alzarla una volta costa meno che svuotarla quattro volte l'anno.