Häufige E-Mail-Probleme

Es kommen keine E-Mails an

Symptome: An Sie gesendete E-Mails kommen gar nicht oder erst sehr spät an.

Lösungen:
  • Prüfen Sie den Spam- bzw. Junk-Ordner
  • Prüfen Sie, ob die MX-Einträge korrekt gesetzt sind
  • Prüfen Sie, ob das Postfach voll ist
  • Prüfen Sie, ob das E-Mail-Konto in EGPNL existiert

E-Mails lassen sich nicht senden

Symptome: Die E-Mails bleiben im Postausgang liegen, oder Sie erhalten Fehlermeldungen wie "failed to send".

Lösungen:
  • Prüfen Sie die SMTP-Einstellungen (Server, Port, Authentifizierung)
  • Prüfen Sie, ob der Benutzername die vollständige E-Mail-Adresse ist
  • Vergewissern Sie sich, dass das Passwort stimmt
  • Versuchen Sie Port 587 mit TLS, wenn 465 nicht funktioniert

E-Mails landen im Spam

Symptome: Ihre Empfänger finden Ihre E-Mails im Spam- bzw. Junk-Ordner.

Lösungen:
  • Legen Sie einen SPF-Eintrag für Ihre Domain an
  • Aktivieren Sie die DKIM-Signatur
  • Ergänzen Sie eine DMARC-Richtlinie
  • Vermeiden Sie werbliche Formulierungen und zu viele Links

Unzustellbare E-Mails

Symptome: Die E-Mails kommen mit Hinweisen wie "delivery failed" oder "user unknown" zurück.

Lösungen:
  • Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse stimmt
  • Prüfen Sie, ob das Postfach des Empfängers voll ist
  • Ihre IP steht womöglich auf einer Sperrliste – prüfen Sie das mit MXToolbox
  • Lesen Sie die Unzustellbarkeitsmeldung, sie nennt den genauen Grund

E-Mail-Authentifizierung prüfen

Eine saubere E-Mail-Authentifizierung ist entscheidend für die Zustellbarkeit:

1. SPF-Eintrag

Prüfen Sie Ihren SPF-Eintrag mit MXToolbox: SPF prüfen.

Ein einfacher SPF-Eintrag sieht so aus:

v=spf1 a mx ~all

2. DKIM

Prüfen Sie in EGPNL unter Email → DKIM, ob DKIM aktiviert ist. Kontrollieren Sie es anschließend mit dem DKIM-Prüfwerkzeug.

3. DMARC

Legen Sie einen DMARC-Eintrag an, um Berichte zu erhalten und Ihre Reputation zu verbessern:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com
Zustellbarkeit testen: Mit mail-tester.com prüfen Sie Ihre Einrichtung und erhalten eine Spam-Bewertung.

MX-Einträge

MX-Einträge sagen anderen Servern, wohin Ihre E-Mails zugestellt werden sollen:

  1. Gehen Sie zu EGPNL → Domains → DNS Zone
  2. Suchen Sie die MX-Einträge
  3. Sie müssen auf Ihren Mailserver zeigen

Beispiel für einen MX-Eintrag:

Type: MX
Name: @ (or blank)
Priority: 10
Value: mail.yourdomain.com

Speicherplatz des Postfachs prüfen

Ist Ihr Postfach voll, können keine neuen E-Mails mehr ankommen:

  1. Gehen Sie zu EGPNL → Email → Email Accounts
  2. Sehen Sie sich die Belegung in Prozent an
  3. Löschen Sie alte E-Mails oder erhöhen Sie den Speicherplatz

Einstellungen im E-Mail-Programm

Prüfen Sie, ob die Einstellungen in Ihrem E-Mail-Programm stimmen:

Eingang (IMAP) mail.yourdomain.com, Port 993, SSL
Eingang (POP3) mail.yourdomain.com, Port 995, SSL
Ausgang (SMTP) mail.yourdomain.com, Port 465 (SSL) or 587 (TLS)
Benutzername Vollständige E-Mail-Adresse (name@domain.com)
Authentifizierung erforderlich: Aktivieren Sie stets die SMTP-Authentifizierung und verwenden Sie als Benutzernamen die vollständige E-Mail-Adresse, nicht nur den Teil davor.

Sperrlisten prüfen

Werden Ihre E-Mails abgewiesen, steht Ihre IP möglicherweise auf einer Sperrliste:

  1. Öffnen Sie MXToolbox: Sperrlisten prüfen
  2. Geben Sie den Hostnamen oder die IP Ihres Mailservers ein
  3. Sind Sie gelistet, folgen Sie für jede Sperrliste der jeweiligen Anleitung zur Austragung

E-Mails aus Formularen der Website

Wenn E-Mails aus dem Kontaktformular nicht ankommen:

  • Prüfen Sie, ob im Formular die richtige E-Mail-Adresse hinterlegt ist
  • Prüfen Sie die Einstellungen des SMTP-Plugins (bei WordPress)
  • Testen Sie mit einer anderen Empfängeradresse
  • Prüfen Sie den Spam-Ordner auf der Empfängerseite
  • Verwenden Sie ein SMTP-Plugin statt PHP mail()
Probleme mit PHP mail(): Viele empfangende Server weisen über PHP mail() verschickte E-Mails ab. Mit SMTP-Authentifizierung ist die Zustellbarkeit deutlich besser.

Den E-Mail-Versand testen

So prüfen Sie, ob der E-Mail-Versand funktioniert:

  1. Melden Sie sich beim Webmail unter https://yourdomain.com/webmail an
  2. Schicken Sie sich selbst eine Test-E-Mail an eine Adresse bei einem anderen Anbieter (etwa Gmail)
  3. Prüfen Sie, ob sie ankommt, und sehen Sie sich die Kopfzeilen auf Auffälligkeiten an

Besteht das Problem weiterhin?

Wenn nichts davon hilft:

  1. Notieren Sie den genauen Wortlaut der Fehlermeldung
  2. Sehen Sie in die E-Mail-Protokolle, sofern vorhanden
  3. Halten Sie fest, was funktioniert und was nicht
  4. Wenden Sie sich an den Support und nennen Sie diese Angaben

Verwandte Artikel

SPF, DKIM & DMARC E-Mail-Konten anlegen E-Mail-Programm einrichten DNS-Verwaltung