Une boîte pleine refuse le courrier entrant et l'expéditeur reçoit un rejet. Rien de ce qui était déjà remis n'est perdu, mais tout ce qui est envoyé à partir de maintenant est refusé tant qu'il n'y a pas de place.
Ce n'est presque jamais la boîte de réception
- Envoyés — tous les messages que vous avez jamais envoyés, avec leurs pièces jointes. De loin le plus gros dossier, d'ordinaire.
- Corbeille — le courrier supprimé compte encore dans le quota tant que le dossier n'est pas vidé.
- Indésirables — le courrier filtré occupe toujours de la place, souvent des années de place.
- Archives — c'est là que « ranger la boîte de réception » a d'ordinaire tout déplacé.
Trouvez les gros
Triez par taille, pas par date. Dix messages avec pièces jointes pèsent plus que dix mille sans.
- Triez chaque dossier par taille — La plupart des logiciels le savent faire ; le webmail aussi.
- Enregistrez ailleurs les pièces jointes utiles — Puis supprimez le message, pas seulement la pièce jointe.
- Videz la corbeille et les indésirables — Supprimer vers la corbeille ne libère rien.
- Compactez, si le logiciel le propose — Certains formats gardent la place jusqu'au compactage.
Vider la corbeille est définitif. Vérifiez d'abord qu'il n'y traîne rien de supprimé par erreur : une boîte pleine est urgente, mais pas à ce point.
Éviter que cela se reproduise
- Une règle de conservation sur les indésirables — trente jours, c'est déjà généreux.
- Les pièces jointes sur un stockage partagé, avec un lien, plutôt que dans le message.
- Une alerte de quota à 80 %, pour que ce soit une tâche et non une panne.
Si la même boîte se remplit tous les quelques mois, le quota n'est pas à la taille de l'usage. L'augmenter une fois coûte moins cher que de la vider quatre fois par an.