Kotak surat yang penuh menolak surat yang masuk, dan pengirimnya menerima pantulan. Tak ada yang hilang dari apa yang sudah terkirim sebelumnya, tetapi segala yang dikirim mulai sekarang akan ditolak sampai ada ruang.

Jarang sekali kotak masuk yang jadi sebabnya

  • Terkirim — setiap pesan yang pernah Anda kirim, berikut lampirannya. Biasanya inilah map terbesar, dengan selisih yang jauh.
  • Sampah — surat yang dihapus masih dihitung dalam kuota sampai mapnya dikosongkan.
  • Surat sampah — surat yang tersaring tetap memakan ruang, sering kali bertahun-tahun lamanya.
  • Arsip — ke sanalah "beres-beres kotak masuk" biasanya memindahkan semuanya.

Temukan yang besar-besar

Urutkan menurut ukuran, bukan menurut tanggal. Sepuluh pesan berlampiran lebih berat daripada sepuluh ribu tanpa lampiran.

  1. Urutkan tiap map menurut ukuran — Kebanyakan program bisa; surel web pun bisa.
  2. Simpan lampiran yang Anda perlukan di tempat lain — Lalu hapus pesannya, bukan cuma lampirannya.
  3. Kosongkan Sampah dan Surat sampah — Menghapus ke Sampah tak melapangkan apa pun.
  4. Padatkan, kalau programnya menyediakannya — Sebagian format menahan ruangnya sampai pemadatan dilakukan.
Mengosongkan Sampah itu permanen. Periksa dulu kalau-kalau ada yang terhapus tanpa sengaja — kotak surat yang penuh memang mendesak, tetapi tidak semendesak itu.

Mencegahnya terulang

  • Aturan masa simpan untuk Surat sampah — tiga puluh hari sudah lebih dari cukup.
  • Lampiran ditaruh di penyimpanan bersama lalu ditautkan, bukan dijejalkan ke dalam pesan.
  • Peringatan kuota pada 80%, supaya ia jadi sebuah pekerjaan, bukan sebuah padam.
Kalau kotak surat yang sama penuh tiap beberapa bulan, kuotanya memang tak sepadan dengan cara ia dipakai. Menaikkannya sekali lebih murah daripada membersihkannya empat kali setahun.