Eine automatische Antwort ist schnell eingerichtet und hat einen klassischen Fehler: wenn zwei davon aufeinandertreffen. Ihre antwortet der anderen, die andere wieder Ihrer, und der Austausch läuft weiter, bis es jemand bemerkt.

Die drei Regeln

  • Antworten Sie nie auf eine Nachricht mit Auto-Submitted oder Precedence: bulk. Dieser Header existiert genau dafür: um zu sagen, hierauf nicht antworten.
  • Antworten Sie je Absender einmal pro Zeitraum. Einmal täglich ist üblich, einmal wöchentlich ist sicherer.
  • Antworten Sie an den ENVELOPE-Absender, nie an den From-Header. Eine Unzustellbarkeitsmeldung hat einen leeren Envelope-Absender, und einem leeren Absender antwortet man nie.
# a vacation reply must carry these
Auto-Submitted: auto-replied
Precedence: bulk
X-Auto-Response-Suppress: All

Wenn Sie selbst einen schreiben

# postfix + dovecot sieve
require ["vacation"];
vacation
  :days 7
  :subject "Out of office"
  :addresses ["sara@example.com"]
  "I am away until 20 September. For anything urgent, please write to info@example.com.";

Die Sieve-Aktion vacation setzt alle drei Regeln bereits um. Einen eigenen von Grund auf zu schreiben ist der Weg zur Schleife.

Was im Text stehen sollte

  • Wann Sie zurück sind — ein echtes Datum.
  • An wen man sich stattdessen wendet, mit einer funktionierenden Adresse.
  • Nichts darüber, wo Sie sind. Eine Abwesenheitsnotiz geht an Fremde, auch an die, die an eine geratene Adresse geschrieben haben.
Richten Sie nie einen Autoresponder auf einer Adresse ein, die automatische Post empfängt — Bestellungen, Alarme, Formulare. Er antwortet auf jede einzelne, und antwortet die Gegenseite ebenfalls, haben Sie eine Schleife gebaut, die zwei Server füllt.
Sehen Sie einmal ins Postfach, solange er läuft. Steigt der Gesendet-Zähler schneller als der Empfangen-Zähler, wird etwas beantwortet, das nicht beantwortet werden dürfte.