Balasan otomatis mudah disiapkan dan punya satu kegagalan klasik: dua balasan otomatis saling bertemu. Punya Anda membalas punya mereka, punya mereka membalas punya Anda, dan pertukaran itu berlanjut sampai ada yang sadar.

Tiga aturannya

  • Jangan pernah membalas pesan yang membawa Auto-Submitted atau Precedence: bulk. Tajuk itu ada justru untuk berkata: jangan jawab yang ini.
  • Balas satu kali per pengirim dalam satu kurun. Sehari sekali itu lazim; seminggu sekali lebih aman.
  • Balas ke pengirim AMPLOP, jangan pernah ke tajuk From. Pesan pantulan punya pengirim amplop kosong, dan pengirim kosong tidak pernah dibalas.
# a vacation reply must carry these
Auto-Submitted: auto-replied
Precedence: bulk
X-Auto-Response-Suppress: All

Kalau Anda menulisnya sendiri

# postfix + dovecot sieve
require ["vacation"];
vacation
  :days 7
  :subject "Out of office"
  :addresses ["sara@example.com"]
  "I am away until 20 September. For anything urgent, please write to info@example.com.";

Tindakan vacation pada sieve sudah menerapkan ketiga aturan itu. Menulis sendiri dari nol adalah cara putaran tak berujung terjadi.

Apa yang sebaiknya tertulis

  • Kapan Anda kembali — tanggal yang sebenarnya.
  • Siapa yang bisa dihubungi sebagai gantinya, dengan alamat yang berfungsi.
  • Tidak sepatah pun tentang di mana Anda berada. Balasan itu terkirim kepada orang asing, termasuk mereka yang menulis ke alamat tebakan.
Jangan pernah memasang balasan otomatis pada alamat yang menerima surat otomatis — pesanan, peringatan, kiriman formulir. Semuanya akan dibalas satu per satu, dan bila pihak seberang juga membalas, Anda telah membangun putaran yang memenuhi dua server.
Periksa kotak surat sekali selagi fitur itu menyala. Bila jumlah terkirim naik lebih cepat daripada jumlah diterima, ada sesuatu yang sedang dibalas padahal tidak seharusnya.