Dolmuş bir posta kutusu gelen postayı geri çevirir, gönderen de bir geri dönüş alır. Daha önce teslim edilmiş hiçbir şey kaybolmaz, ama bundan sonra gönderilen her şey yer açılana kadar reddedilir.

Gelen kutusu nadiren suçludur

Gönderilenler — bugüne kadar gönderdiğiniz her ileti, ekleriyle birlikte. Genellikle açık ara en büyük klasördür.
Çöp kutusu — silinmiş posta, klasör boşaltılana kadar kotanın içinde sayılmayı sürdürür.
İstenmeyenler — süzülmüş posta yine de yer kaplar, çoğu zaman yıllarca birikmiş haliyle.
Arşiv — "gelen kutusunu toparlayayım" derken her şeyin taşındığı yer, genellikle burasıdır.

Büyükleri bulun

Tarihe göre değil, boyuta göre sıralayın. Ekli on ileti, eksiz on bin iletiden ağır basar.

Her klasörü boyuta göre sıralayın — İstemcilerin çoğu bunu yapabilir; web postası da yapabilir.
İhtiyacınız olan ekleri başka bir yere kaydedin — Sonra yalnızca eki değil, iletinin kendisini silin.
Çöp kutusunu ve istenmeyenleri boşaltın — Çöp kutusuna silmek hiçbir yer açmaz.
İstemci sunuyorsa sıkıştırın — Bazı biçimler, sıkıştırma yapılana kadar yeri elinde tutar.

Çöp kutusunu boşaltmak kalıcıdır. Bunu yapmadan önce yanlışlıkla silinmiş bir şey var mı diye bakın — dolmuş bir posta kutusu aceledir, ama o kadar da değil.

Bir daha olmasını engellemek

İstenmeyenler için bir saklama kuralı — otuz gün fazlasıyla cömerttir.
Ekler iletinin içinde değil, paylaşılan depolamada dursun ve bağlantıyla verilsin.
Yüzde 80'de bir kota uyarısı; böylece bu bir kesinti değil, bir iş maddesi olur.

Aynı posta kutusu her birkaç ayda bir doluyorsa, kota o kutunun kullanımına göre yanlış ölçüdedir. Onu bir kez yükseltmek, yılda dört kez boşaltmaktan ucuzdur.