Ein volles Postfach weist eingehende Mail ab, und der Absender erhält einen Bounce. Was bereits zugestellt wurde, geht nicht verloren, aber alles ab jetzt Gesendete wird abgelehnt, bis wieder Platz ist.
Der Posteingang ist es selten
- Gesendet — jede Nachricht, die Sie je verschickt haben, mitsamt Anhängen. Meist mit Abstand der größte Ordner.
- Papierkorb — gelöschte Mail zählt weiter zum Kontingent, bis der Ordner geleert ist.
- Spam — gefilterte Mail belegt weiterhin Platz, oft aus mehreren Jahren.
- Archiv — dorthin hat „den Posteingang aufräumen“ meistens alles verschoben.
Die großen finden
Sortieren Sie nach Größe, nicht nach Datum. Zehn Nachrichten mit Anhang wiegen schwerer als zehntausend ohne.
- Jeden Ordner nach Größe sortieren — Die meisten Programme können das; Webmail kann es.
- Die gebrauchten Anhänge anderswo sichern — Dann die Nachricht löschen, nicht nur den Anhang.
- Papierkorb und Spam leeren — In den Papierkorb zu löschen gibt nichts frei.
- Komprimieren, falls das Programm es anbietet — Manche Formate halten den Platz bis zur Komprimierung.
Den Papierkorb zu leeren ist endgültig. Sehen Sie vorher nach, ob nicht etwas versehentlich gelöscht wurde — ein volles Postfach ist dringend, aber nicht so dringend.
Damit es nicht wieder passiert
- Eine Aufbewahrungsregel für den Spam-Ordner — dreißig Tage sind großzügig.
- Anhänge in gemeinsamen Speicher legen und verlinken, statt sie in die Nachricht zu packen.
- Eine Kontingentwarnung bei 80 %, damit es eine Aufgabe wird und kein Ausfall.
Läuft dasselbe Postfach alle paar Monate voll, passt das Kontingent nicht zu seiner Nutzung. Es einmal anzuheben ist billiger, als es viermal im Jahr aufzuräumen.