Keduanya mengambil surat. Bedanya adalah di mana surat itu tinggal sesudahnya, dan beda itulah yang menentukan apa yang terjadi ketika sebuah laptop dicuri atau sebuah telepon diganti.

IMAP — kotak suratnya ada di server

  • Setiap perangkat melihat kotak surat yang sama: dibaca di telepon, terbaca pula di laptop.
  • Map, konsep, dan surat terkirim tersinkron di semua tempat.
  • Server yang memegang suratnya, jadi cadangan server itulah yang melindunginya.

POP3 — suratnya pindah ke satu perangkat

POP3 mengunduh dan, secara bawaan, MENGHAPUS dari server. Satu-satunya salinan lalu berada di perangkat itu, dan ia tidak ada di cadangan siapa pun. Telepon yang hilang setelah sinkronisasi POP3 membawa suratnya serta.
  • Dalam praktiknya, hanya satu perangkat.
  • Tidak ada yang tersinkron: yang dibaca di laptop tetap belum terbaca di telepon, selamanya.
  • Ia bekerja tanpa sambungan dan tak memakan kuota server — dua alasan mengapa ia masih ada.

Pakailah IMAP kecuali Anda punya alasan khusus

IMAP  mail.yourdomain.com  993  SSL/TLS
SMTP  mail.yourdomain.com  465  SSL/TLS

Kalau Anda sudah terlanjur di POP3

Jangan sekadar mengubah pengaturannya: surat yang sudah terunduh tidak ada di server dan takkan muncul. Tambahkan akun IMAP-nya berdampingan, lalu salin map-map lama ke dalamnya dari programnya.

Kalau Anda memang harus memakai POP3, nyalakan "tinggalkan salinan di server" dan setel penghapusannya setelah 30 hari. Itu menjaga kuotanya tetap terkendali dan menjaga suratnya tetap ada di dalam cadangan.